Все действия по размещению материалов по ВКР (в т.ч. для передачи в ИБК) выпускник должен выполнить ДО защиты. 

Это делается через специальный портал sfa.spbstu.ru (в то время, когда у выпускника есть доступ к учетной записи Политеха, авторизация подобна входу на обычные ресурсы СДО). 

Если у выпускника уже прошел срок сохранения учетной записи (те. говоря прямым текстом выпускник безответственно пропустил все сроки), то компенсировать его проблемы приходится координатор (лицу, назначаемое от Дирекций Институтов или ВШ) для контроля полноты и корректности передаваемых студентом данных.

Есть два способа:

Если выпускник все-таки что-то загрузил на sfa.spbstu.ru, но неправильно/некорректно и тп., тогда координатор взаимодействует со студентом на том же портале sfa.spbstu.ru (т.е. проверяет размещенные там выпускником данные, стимулирует выполнить действия своевременно и аккуратно, в т.ч. и средствами вне портала ГИА).

Если выпускник вообще ничего не сделал, то координатору придется провести за него всю работу, но уже в системе АС ВКР.  Полностью по старой технологии, без использования портала ГИА. Соответствующие инструкции размещены на сайте ИБК. Доступы к системе предоставляются координаторам по запросу в библиотеку.